Az irodai költözés során fontos, hogy a kicsomagolás gördülékenyen és hatékonyan történjen, annak érdekében, hogy minél hamarabb visszatérhessünk a normális munkamenethez az új helyszínen.
A legfontosabb lépés, hogy tervezzük meg előre a költözés folyamatát, így persze az irodai költözés utáni időszakot is. Határozzuk meg a fontosabb területeket vagy részlegeket, amelyeket először szeretnénk kicsomagolni. Például kezdhetjük a központi irodai berendezésekkel, majd folytathatjuk az egyes részlegek vagy munkaállomások kicsomagolásával.
Címkézzük fel a dobozokat és csomagokat. Használjunk címkéket vagy feliratozást a dobozokon és csomagokon, hogy könnyen azonosíthatóak legyenek. Írj fel rájuk információkat arról, hogy melyik részleghez vagy munkaállomáshoz tartoznak. Ez segít a rendszerezésben és a könnyebb elhelyezésben az új irodában.
Rendezzünk előre. Az irodai költözés után előre rendezzünk be egy alapvető munkaterületet vagy recepciót az új helyszínen. Itt helyezzük el a fontos dokumentumokat, eszközöket és irodaszereket, hogy azt követően azonnal használatba tudjuk venni a legfontosabb funkciókat. Ez segíti a folyamatosság fenntartását már a kicsomagolás elvégzése alatt is.
Szelektáljunk költözés előtt. Az irodai költözés során előkerülhetnek olyan tárgyak vagy dokumentumok, amelyek már nem szükségesek vagy lejártak. Ebben az esetben egy lomtalanítás esedékes lehet a csomagolás előtt. Válasszunk ki egy külön területet vagy szekrényt, ahol ezeket az elemeket gyűjthetjük, majd jelöljük meg őket a megfelelő módon.
Igényeljünk szakszerű költöztető céget. A különböző költöztető cégek Budapest és a belföldi területeken tudnak segíteni az irodánk költöztetésében. De az irodai költözés utáni kicsomagolás során is érdemes lehet igénybe venni egy szakszerű költöztető céget. Az ilyen cégek rendelkeznek az irodai költözések speciális tapasztalatával és szakértelmével. Segítenek a hatékony és szervezett kicsomagolásban, valamint az új helyszín kialakításában.
Rendszerezzük a dokumentumokat. Az irodai költözés után a dokumentumok rendezése rendkívül fontos. Készítsünk egy rendszert a fontos dokumentumok elhelyezésére, például szekrényeket, mappákat vagy polcokat használva. Csoportosítsuk őket kategóriák szerint vagy a szervezet belső struktúrájához igazodva.
Azonnal pakoljuk ki a munkaállomásokat. Az egyes munkaállomások kicsomagolása az egyik prioritás kell, hogy legyen. Helyezzük vissza a számítógépeket, telefonokat és más eszközöket a megfelelő helyükre. Ez lehetővé teszi, hogy a dolgozók minél hamarabb visszatérhessenek a munkájukhoz és fenntartható legyen az irodai produktivitás.
Tartsuk rendben az informatikai infrastruktúrát. Az irodai költözés során győződjünk meg róla, hogy az informatikai infrastruktúra rendben van. Ellenőrizzük az internetkapcsolatot, a szervereket és más hálózati eszközöket. Ha szükséges, konzultáljunk egy szakemberrel, hogy biztos legyen az optimális működés.