Az iroda költöztetése meglehetősen izgalmas projekt. Hiszen képzeld el, hogy az egész vállalatod egy új, csillogó szuper helyre költözik, ahol tovább fejlődhettek.
Mindazonáltal a mérleg másik vége, hogy bizony egy irodai költözés meglehetősen sok stresszel is jár. Hiszen meg kell tervezned a komplett logisztikát, hogyan juttasd el az irodai eszközöket, a dokumentumokat, a bútorokat A-ból B-be, lehetőleg sértetlenül.
Ebben segíthet egy profi költöztető csapat, és egy szuper checklist, amit most megosztunk veled.
1. fázis: a tervezés: 6-12 hónappal a költözés előtt
1. Válassz ki egy helyet az irodán belül, ahol rendszerezed a dokumentumokat
Először is találd ki, hol és hogyan rendszerezed az összes dokumentumot, iktatást, a szerződéseket. Lehetőleg egy olyan félreeső, kihasználatlan helységet válassz, amit egyébként nem használ senki, így zavartalanul rendszerezhetitek az iratokat anélkül, hogy az zavarná a munkát.
Próbáld meg minél inkább központosítani, centralizálni az egész procedúrát, hogy minden egy helyen legyen.
Persze sokkal könnyebb dolgod van, ha a dokumentumok digitalizálva vannak, és a felhőből bármikor, bárhol lekérhetőek. Ha korábban nem is tudtad ezt megugrani, talán itt az ideje a digitális átállásnak!
2. Jelentsd be a költözést
Már a dokumentumok rendszerezése közben érdemes bejelenteni a költözést. Írj egy köremailt, vagy tájékoztasd a dolgozókat egy meetingen.
Érdemes egy átfogó nyilatkozatot közzétenni, és biztosítani kell a dolgozókat arról, hogy minden rendben lesz, és természetesen a kérdésekkel bátran fordulhatnak hozzád.
A bejelentés tartalmazza
- a költözés pontos idejét, és menetét,
- a dolgozókkal kapcsolatos elvárásokat (mikor pakolják össze az asztalaikat, hová helyezzék a céges, illetve személyes dokumentumokat satöbbi)
- az új iroda pontos címét,
- az új iroda főbb jellemzőit,
- illetve hogy miért is költöztök. Ez utóbbival elejét veheted az esetleges pletykáknak, híreszteléseknek.
3. Kommunikálj az alkalmazottakkal
A bejelentés után még bőven lesz időd, hogy beszélj a kollégáiddal, illetve visszajelzést kérj tőlük. Kérdezd meg, vannak-e egyedi igényeik az új irodával kapcsolatban, hiszen fontos, hogy őket is bevond a tervezési fázisba.
Szükség van-e például álló asztalokra, lámpákra?
Van-e olyan IT-eszköz, amit cserélni kell?
Szeretnék-e módosítani az ülőhelyeket, a jobb csapatmunka érdekében?
Ezt persze írásban is kérheted az alkalmazottaktól, így az összesítés után a logisztika is sokkal egyszerűbb, és letisztultabb lesz. Mindenképp oszd ki a feladatokat a csoportvezetőknek, managereknek, és tájékoztasd őket arról, hogy a részterületükről minden szükséges információ rendelkezésre áll-e, ami a zavartalan költözéshez kell.
4. Tervezd meg a költségvetést és az eszközbeszerzést
Kérj költségvetést (lehetőleg papíralapon) a vállalat többi vezetőjétől (ha van) és határozd meg a pontos irányelveket a költözéssel kapcsolatban. Ki szerzi be az eszközöket? Kinek kell jóváhagynia a beszerzéseket, a szállítói szerződéseket?
Hogy ki melyik részterülettel foglalkozik, nagyban függ a vállalat méretétől, összetételétől, illetve a tevékenységtől, azonban érdemes egyeztetni a gazdaságis csoportvezetőkkel, hogyan lehetne ezt a legegyszerűbben lebonyolítani.
5. Dokumentálj
Vezesd fel egy táblázatba a legfontosabb részleteket:
- Az alkalmazottak létszáma
- A jelenlegi iroda mérete
- Az új iroda mérete satöbbi.
Ezekre az adatokra egyébként is szüksége lesz a költöztető cégnek.
6. Mire van szükség, és mire nem az új irodában?
Már idejekorán érdemes leltárt készíteni arról, hogy milyen eszközöket érdemes elvinni, és miket kell „nyugdíjba küldeni”.
Ha az iroda költözése teljes átalakítással is jár, akkor érdemes az új dizájnhoz illő asztalokat, paravánokat, és székeket vásárolni.
Ha szűkös a költségvetés, akkor a leltárlista tökéletes képet ad arról, hogy mire lesz szükség és ez mekkora anyagi ráfordítással jár majd.
7. „Forródrót” a költözéssel kapcsolatos kérdésekre
Készülj fel: a kollégáknak rengeteg kérdése lesz a költözéssel kapcsolatban. Hogy ne keveredjenek össze az emailek, érdemes erre egy külön fiókot vagy Facebook-csoportot létrehozni, ahol meg tudjátok beszélni a részleteket.
2. fázis: Csomagolás 3-6 hónappal a költözés előtt
1. Kérj be árajánlatokat
Kérj árajánlatot lehetőleg olyan költözetőktől, akiknek már van irodai költöztetéssel kapcsolatos referenciájuk. Ha szükséged lesz takarításra, tisztításra, azt is érdemes profi szakemberekre bízni.
2. Kérdések
Miután bekérted az árajánlatot a költözetőktől, tedd fel az alábbi kérdéseket (ezek természetesen opcionálisak):
- Mennyire rugalmasak? (Előfordulhat, hogy tovább kell maradni, később kell jönni satöbbi)
- Milyen a díjszabás? (Órabérben dolgoznak vagy projekt áron?)
- Milyen referenciáik vannak? (Kikkel dolgoztak már együtt?)
- Mit tartalmaznak a szolgáltatások? (Van-e takarítás? Segítenek-e a csomagolásban?)
- Van-e biztosítás az eszközökre?
3. Költöztetők nélkül
Ha nem költöztetőt választasz, hanem teherautót bérelsz, ugyanúgy kérj részletes árajánlatot több cégtől is, valamint kezdd el beszerezni a dobozokat, és megszervezni a cégen belül, hogy kinek milyen feladata lesz a költözés során.
4. Csekkold még egyszer az új irodát
Senki sem tévedhetetlen, így érdemes még egyszer körbesétálni az új irodaépületben. Most már különösen figyelj arra is, hogyan tudjátok a költözést a lehető legproblémamentesebben kvitielezni.
- Hol tud megállni a furgon/költöztető autó?
- Van lift?
- Vannak egyéb akadályok?
- Hova kerüljön fel a cégtábla?
5. Selejtezd le a felesleges eszközöket
Leltározás után itt az ideje a selejtezésnek is. Címkézd fel azokat az eszközöket, amelyeket ki lehet dobni, és érdemes hetente 1-1 nagyobb „tisztogatást” végezni, így biztosan senki nem terhelődik le túlságosan. A leselejtezett termékeket eladhatod más irodáknak is, vagy odaadhatod a kollégáidnak.
6. Kezdj el csomagolni
Még idejekorán, költözés előtt legalább másfél hónappal érdemes elkezdeni a csomagolást. Válassz először olyan eszközöket, amik nélkülözhetőek az iroda életében, majd ahogy egyre kevesebb lesz az idő, úgy egyre inkább szűkülni fog a kör. A legszükségesebb tárgyakat csak a költözés előtt 1-2 nappal csomagold el, jó erős dobozokba.
Ne felejts el minden egyes dobozt szortírozni és felcímkézni, hiszen így a kipakolás is jóval egyszerűbb lesz majd.
3. fázis: Költözés és szervezés
1. Konzultálj a kollégáiddal
Az utolsó 1-2 hétben már össze kell, hogy álljon a teljes haditerv, de szükséges még egy utolsó egyeztetés az alkalmazottaiddal.
- Mit kell tenniük a költözés napján?
- Mikor kezdhetnek az új munkahelyen?
- Kell-e vinniük csomagokat?
Add meg nekik az új belépőkártyát, kulcsokat és biztosítsd az összes, szükséges eszközt.
Ha ez is megvan, készen állsz a költözésre!
Miért válaszd a Profi költöztetők csapatát?
Cégünk több évtizedes múlttal büszkélkedhet, így természetesen már irodákat is költöztettünk, többek között:
- utazási irodákat (például Budapest Tourist, Tensi Tours),
- pénzintézeteket (CIB Bank, Magyar Államkincstár, Dunaholding Rt.),
- közszolgáltatókat (ORFK, ORI, polgármesteri hivatalok, BKV, az akkori Matáv illetve Pannon GSM).
Mi történik, ha felveszed velünk a kapcsolatot?
Felmérjük az igényeidet: mennyi eszközt, bútort kell költöztetni, majd miután megkaptuk a szükséges információkat, kiszámoljuk hogy hány rakodó kollégára, illetve mekkora teherautóra van ehhez szükség. Így pontos árajánlatot tudunk számodra küldeni.
Áraink átláthatóak, tarifális elszámolást alkalmazunk. Például: egy tehergépkocsi 7 fő rakodóval együtt 20.500 forint óránként.
Természetesen igény szerint növelhető/csökkenthető a létszám annak függvényében, hogy mekkora volumenű a projekt. Ezenkívül fontos megjegyeznünk, hogy az ország egész területén vállalunk irodaköltöztetést is.